Khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, tùy thuộc vào mục tiêu và đặc thù hoạt động cũng như quy mô từng doanh nghiệp, các doanh nghiệp sẽ quy định, kiểm soát, giám sát những hoạt động như thế nào cho phù hợp. Thông thường, đối với một doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, doanh nghiệp cần có các quy trình hoạt động, chính sách cơ bản sau đây trong hệ thống kiểm soát nội bộ của mình:

1.  Quy chế tài chính: đưa ra những quy định nền tảng cho việc quản lý tài chính của Công ty;

2.  Quy trình mua hàng: quy định về chu trình mua hàng (thường là hàng tồn kho) và thanh toán;

3.  Quy trình sản xuất: quy định về chu trình nhập kho, quản lý kho, quản lý sản xuất và kiểm tra chất lượng, đồng thời quy định về quản lý tài sản, con người trong phạm vi nhà máy;

4.  Quy trình bán hàng và theo dõi công nợ: quy định về chu trình bán hàng từ lúc nhận đơn đặt hàng đến thu tiền cũng như quản lý quan hệ khách hàng;

5.   Quy trình quản lý tiền và thanh toán: quy định về kiểm soát tiền và phân quyền, quản lý chi phí phù hợp với hoạt động kinh doanh;

6.  Quy trình khóa sổ và lập báo cáo định kỳ: quy định về chu trình tiếp nhận thông tin, ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, quản trị định kỳ (tháng/quý/năm);

7.  Nguyên tắc quản lý con dấu, chữ ký: quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu Công ty, ủy quyền ký duyệt ở Công ty;

8.  Nguyên tắc kiểm kê hàng tồn kho: quy định về việc thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ

9.  Nguyên tắc đặt mã: quy định về nguyên tắc, cách thức chuẩn hóa các đối tượng cần đặt mã trong Công ty;

10. Nguyên tắc đối chiếu số liệu trong nội bộ, với bên ngoài: quy định về việc cập nhật, tổ chức dữ liệu, đối chiếu số liệu định kỳ giữa các phòng ban, bộ phận và với phòng kế toán, với các đối tác bên ngoài;

11.Nguyên tắc quản lý hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu: quy định về việc quản lý hệ thống thông tin nội bộ, hệ thống mạng, máy tính và lưu trữ dữ liệu của các Công ty;

12.Các chính sách, quy chế về nhân sự: nội quy lao động, tuyển dụng, đào tạo, sa thải, đánh giá nhân viên, công tác phí, sử dụng xe, tài sản chung…

Chắc chắn, mỗi doanh nghiệp đã có những quy định về các vấn đề trên trong hoạt động của mình, nằm ở chỗ này, chỗ khác, có thể bằng lời hoặc văn bản, có thể khác nhau tùy theo cảm xúc của sếp mà chưa có nhất quán… Tuy nhiên, để doanh nghiệp hoạt động bài bản và dễ dàng điều hành, doanh nghiệp phải văn bản hóa và áp dụng thống nhất các quy định như trên. Tùy thuộc vào quy mô hoạt động, cấp độ quản lý cũng như sơ đồ tổ chức của từng công ty, các quy định, chính sách trên có thể được gom lại hay chia nhỏ như thế nào cho phù hợp và hiệu quả. Cũng giống như các quy định, tiêu chuẩn khác trong xã hội hay cuộc sống, những quy định không phải là bất biến mà sẽ được chỉnh sửa, thay đổi lại cho phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp và thay đổi của môi trường xung quanh. Và nên nhớ, yếu tố con người là then chốt cho một hệ thống kiểm soát của Công ty, hôm nay thành công không có nghĩa là ngày mai sẽ thành công.

 (Hình ảnh minh họa từ Internet)